Saber cómo hacer una factura correctamente siendo autónomo en España es una de las bases de cualquier actividad profesional. Sin embargo, cada año miles de autónomos cometen errores en sus facturas que pueden provocar:
- Problemas con clientes
- Pagos retrasados
- Sanciones de Hacienda
- Regularizaciones de IVA e IRPF
Una factura no es solo un documento para cobrar. Es un documento legal y fiscal que debe cumplir una normativa concreta.
En esta guía completa te explicamos:
- Qué datos debe llevar una factura obligatoriamente
- Cómo aplicar el IVA correcto
- Cuándo incluir retención de IRPF
- Qué pasa si facturas al extranjero
- Y los errores más comunes que debes evitar
Qué es una factura y por qué es obligatoria
Una factura es el documento que justifica una operación económica entre un profesional o empresa y un cliente.
Si eres autónomo en España, estás obligado a emitir factura cuando:
- Prestas servicios a empresas o profesionales
- Vendes productos
- El cliente te la solicita
- Realizas operaciones intracomunitarias
La factura es el documento que permite:
- Declarar el IVA (modelo 303)
- Declarar el IRPF (modelo 130 o 131)
- Justificar ingresos ante Hacienda
Sin factura, el ingreso no está correctamente documentado.
Datos obligatorios que debe llevar una factura en España
Para que una factura sea válida fiscalmente, debe incluir una serie de datos obligatorios según el Reglamento de Facturación.
1. Número de factura
- Debe ser correlativo
- No puede haber saltos injustificados
- Puede haber series distintas (por ejemplo, 2026-001)
Nunca se pueden duplicar números.
2. Fecha de emisión
Debe indicarse claramente el día en que se emite la factura.
3. Datos del autónomo (emisor)
- Nombre y apellidos o denominación social
- NIF
- Domicilio fiscal
4. Datos del cliente
Si el cliente es empresa o autónomo:
- Nombre o razón social
- NIF
- Dirección
Si es particular, no siempre es obligatorio incluir todos los datos, pero es recomendable.
5. Descripción del servicio o producto
Debe ser clara y concreta.
❌ Incorrecto: “Servicios profesionales”
✔️ Correcto: “Servicio de diseño web correspondiente al mes de febrero 2026”
6. Base imponible
Es el importe antes de impuestos.
7. Tipo de IVA aplicado
En España los tipos habituales son:
- 21% (general)
- 10% (reducido)
- 4% (superreducido)
La mayoría de servicios profesionales llevan 21%.
8. Retención de IRPF (cuando proceda)
Si facturas a otra empresa o autónomo y tu actividad lo requiere, debes incluir retención.
Normalmente:
- 15% IRPF
- 7% IRPF si es el primer año de actividad y los dos siguientes
9. Importe total
Base imponible
- IVA
– IRPF (si hay retención)
= Total a pagar
Ejemplo práctico de factura de autónomo
Supongamos:
Base imponible: 1.000 €
IVA (21%): 210 €
IRPF (15%): 150 €
Total factura: 1.060 €
(1.000 + 210 – 150)
El cliente paga 1.060 €, pero tú deberás ingresar el IVA y tener en cuenta el IRPF en tu declaración.
Cuándo se aplica retención de IRPF en la factura
La retención se aplica cuando:
- Facturas a empresas o autónomos
- Tu actividad está sujeta a retención
- Estás en estimación directa
No se aplica retención cuando:
- Facturas a particulares
- Estás en módulos (salvo excepciones)
Cómo hacer una factura paso a paso
Paso 1: Numeración correcta
Crea una serie lógica y ordenada.
Paso 2: Añadir datos fiscales completos
Comprueba que tanto tus datos como los del cliente estén correctos.
Paso 3: Describir el servicio
Detalla claramente qué se ha hecho y el periodo.
Paso 4: Calcular impuestos
Aplica:
- IVA correspondiente
- IRPF si procede
Paso 5: Revisar antes de enviar
Errores en una factura pueden obligarte a emitir una factura rectificativa.
Cómo hacer una factura si trabajas con el extranjero
Aquí es donde muchos autónomos se equivocan.
Facturar a la Unión Europea (empresas)
Si ambos estáis dados de alta en el ROI:
- No se aplica IVA
- Se incluye la mención “Inversión del sujeto pasivo”
Además, debes presentar modelo 349.
Facturar a países fuera de la UE
Normalmente:
- No se aplica IVA
- Se indica “Operación no sujeta a IVA según artículo 69 Ley IVA”
Cada caso debe analizarse.
Factura simplificada (ticket): cuándo se puede usar
La factura simplificada sustituye al antiguo ticket.
Solo se puede emitir en determinados casos:
- Ventas al por menor
- Servicios de pequeño importe
- Cuando el importe no supera ciertos límites
No es válida para la mayoría de servicios profesionales B2B.
Facturación electrónica: ¿es obligatoria?
Actualmente:
- Es obligatoria en relaciones con la Administración Pública
- Se está implantando progresivamente entre empresas
En los próximos años será obligatoria para todos los autónomos en operaciones B2B.
Conviene empezar a adaptarse desde ya.
Errores más comunes al hacer facturas
Estos son los fallos que más vemos en asesoría:
- Aplicar mal el IVA
- Olvidar la retención
- Numeración desordenada
- No conservar copia
- Facturar sin estar dado de alta
- Emitir facturas con fecha incorrecta
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas
Las facturas deben conservarse durante al menos:
👉 4 años (plazo de prescripción fiscal)
Tanto emitidas como recibidas.
Qué pasa si hago una factura incorrecta
Si detectas un error:
- No se modifica la factura original
- Se emite una factura rectificativa
Es importante hacerlo correctamente para evitar problemas fiscales.