Ser autónomo en España es como jugar a un juego de estrategia en modo experto: libertad total de movimientos, pero también con una buena lista de reglas, condiciones y penalizaciones si te saltas alguna norma. Y si hablamos de fiscalidad, el terreno se vuelve aún más delicado. Mientras que los trabajadores por cuenta ajena se olvidan de declaraciones trimestrales y modelos, los autónomos tienen que ir con pies de plomo, haciendo malabares con facturas, retenciones, IVA, IRPF, y más.
La realidad es que la mayoría de los errores fiscales entre los trabajadores por cuenta propia no se deben a mala fe, sino al desconocimiento, la prisa o el caos del día a día. Pero Hacienda no entiende de excusas, y un desliz hoy puede convertirse en una sanción dentro de cuatro años. Por eso, hoy te contamos los siete errores más comunes en las declaraciones trimestrales de los autónomos, cómo evitarlos y qué hacer si ya has metido la pata.
1. No saber qué gastos puedes (y no puedes) deducirte
Una de las primeras preguntas que se hace cualquier autónomo al enfrentarse a su contabilidad es: “¿Me puedo deducir esto?” Y no es para menos, porque deducirse correctamente los gastos puede suponer un ahorro importante en impuestos. Pero aquí viene el primer error: deducirse más de la cuenta… o menos de lo permitido.
Algunos autónomos, por prudencia, dejan fuera gastos que sí podrían deducirse. Otros, en cambio, se emocionan y deducen comidas familiares, Netflix o gasolina del coche particular. Error. Para que un gasto sea deducible debe estar directamente relacionado con tu actividad económica y contar con factura a tu nombre (con tu NIF).
Además, si el gasto también tiene un uso personal (como una línea de móvil o el coche), la deducción debe hacerse proporcionalmente, justificando el porcentaje. En resumen: ni tanto ni tan calvo. Asegúrate de guardar todas las facturas y de justificar cada euro.
2. Tratar los bienes de inversión como si fueran simples gastos
¿Has comprado un ordenador de 2.500€ o un equipo de fotografía por 3.200€ para tu actividad? Entonces estás ante un bien de inversión. Y eso implica amortización. El segundo error habitual es no saber distinguir entre un gasto corriente y un bien de inversión.
Según Hacienda, un bien de inversión es aquel que supera los 3.000 euros y se utiliza durante más de un año en tu actividad. Este tipo de compras no se pueden deducir de golpe en un trimestre. Debes amortizar su coste poco a poco, siguiendo unas tablas establecidas.
Además, el IVA de estos bienes debe declararse en un apartado concreto del modelo 303 (no en el bloque de IVA de gastos corrientes, como muchos hacen). Si no quieres que Hacienda te llame la atención, infórmate bien antes de hacer grandes compras.
3. Ignorar las operaciones intracomunitarias
Si trabajas con clientes o proveedores de otros países de la Unión Europea, el IVA juega con sus propias reglas. Aquí entra en juego el modelo 349, un gran olvidado por muchos autónomos.
Un error muy común es realizar operaciones intracomunitarias (compras o ventas) y no presentar el modelo 349. O, peor aún, no reflejar correctamente estas operaciones en el modelo 303. Ambos modelos deben cuadrar y enviarse de forma coordinada. No hacerlo puede provocar una inspección.
¿Lo mejor? Darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) si vas a operar en Europa y llevar un control preciso de estas transacciones.
4. Presentar tickets o recibos en lugar de facturas
Otro error que se repite es intentar deducirse gastos con tickets, recibos simples o justificantes bancarios. Para que un gasto sea fiscalmente deducible debe ir acompañado de una factura completa: con tu nombre, NIF, y todos los datos fiscales obligatorios.
Ahora bien, hay excepciones. Por ejemplo, las cuotas de la Seguridad Social no llevan factura, pero se pueden deducir. Lo mismo ocurre con algunas compras en el extranjero. En estos casos, es clave tener justificantes oficiales y saber en qué apartado del modelo incluirlas.
La clave es simple: guarda todo. Clasifica tus gastos, solicita siempre facturas completas y no tires ni un papel.
5. Pensar que si no facturas, no tienes que presentar modelos
Muchos autónomos creen que, si no han tenido ingresos en un trimestre, no tienen por qué presentar declaraciones. Error garrafal. Hacienda no entiende de vacaciones ni de parones temporales. Si estás dado de alta, debes presentar tus modelos, aunque sean a cero.
Esto aplica especialmente a los modelos 130 (IRPF estimado) y 111 (retenciones si tienes trabajadores o profesionales contratados). No presentarlos puede acarrear sanciones automáticas, incluso aunque no debas pagar nada.
La solución es sencilla: programa recordatorios y presenta siempre tus declaraciones, aunque no hayas ingresado ni un euro.
6. No acumular correctamente el IRPF trimestral
Otro fallo frecuente es declarar solo los ingresos del trimestre que se liquida, sin tener en cuenta los acumulados del año. Esto pasa con el modelo 130, donde lo correcto es ir sumando los ingresos y gastos desde el primer trimestre y reflejarlos acumuladamente.
¿Por qué? Porque las declaraciones trimestrales de IRPF son un adelanto del impuesto anual. Si no arrastras bien los datos, Hacienda pensará que estás pagando menos de lo que te corresponde. Y tarde o temprano ajustarás cuentas.
¿La clave? Llevar un registro preciso desde enero y actualizarlo cada trimestre. Te evitarás sustos.
7. Dejar todo para última hora y cometer errores de bulto
Llegamos al clásico entre los clásicos: el autónomo que empieza a hacer sus declaraciones el día 18 de abril, cuando el plazo acaba el 20. ¿Resultado? Prisas, errores, facturas sin encontrar, importes en casillas equivocadas o incluso mezclar IVA e IRPF en el modelo que no corresponde.
Estos descuidos son más comunes de lo que crees. Las consecuencias pueden ir desde sanciones leves hasta inspecciones formales si Hacienda detecta incoherencias.
Para evitarlo, lo mejor es planificarse. Tener tus cuentas al día y empezar a preparar tus modelos con antelación. Un pequeño esfuerzo preventivo vale más que horas de corrección posterior.