Desde que el calendario marcó enero de 2023, el panorama para los trabajadores autónomos en España cambió profundamente. El sistema tradicional que permitía cotizar libremente según una base elegida por el propio profesional quedó atrás. En su lugar, emergió un nuevo modelo de cotización basado en los ingresos reales, una medida con la que el Gobierno buscaba ajustar las aportaciones a la Seguridad Social a los beneficios reales de cada autónomo.
Pero, ¿qué significa realmente este cambio? ¿Cómo funciona la famosa «regularización de cuotas»? ¿Y cómo puede afectarte si trabajas por cuenta propia? En este artículo te explicamos, paso a paso y sin rodeos, todo lo que necesitas saber para moverte con soltura dentro de este nuevo sistema.
Qué es el sistema de cotización por ingresos reales?
Hasta hace poco, los autónomos en España podían decidir cuánto querían cotizar, dentro de unos mínimos y máximos establecidos. Esta libertad tenía sus ventajas, pero también generaba desigualdades: muchos profesionales cotizaban por la base mínima a pesar de tener ingresos elevados, lo que terminaba afectando a su protección social (como jubilación o baja por enfermedad).
Con el nuevo modelo, esta dinámica se rompe. Ahora las cuotas a la Seguridad Social deben ajustarse a los rendimientos netos anuales del autónomo, es decir, a los beneficios obtenidos tras restar los gastos deducibles a los ingresos brutos. Esto permite que quienes ganan menos paguen menos, y quienes ganan más contribuyan en proporción a sus ingresos.
Este modelo de justicia contributiva intenta equilibrar el sistema, pero también introduce una gran novedad: la regularización anual de cuotas, una herramienta clave para verificar que lo cotizado se corresponde con lo que realmente se ha ganado.
Regularización de cuotas: ¿qué es y por qué importa?
La regularización de cuotas es, en pocas palabras, un reajuste anual que realiza la Seguridad Social una vez que tiene acceso a tus datos fiscales definitivos. ¿Para qué sirve? Para comparar lo que has declarado a Hacienda con la base de cotización que has elegido. Si hay discrepancias, toca ajustar cuentas.
Este ajuste puede tener tres resultados posibles:
- Has cotizado lo justo: no se realiza ningún cambio.
- Has cotizado de menos: tendrás que pagar la diferencia.
- Has cotizado de más: te devolverán el excedente.
Este proceso garantiza que el sistema sea más equitativo, pero también obliga al autónomo a llevar un mayor control de su contabilidad y planificación fiscal.
¿Cómo y cuándo se realiza la regularización?
La Seguridad Social no tiene acceso inmediato a tus ingresos reales, así que depende de los datos que tú declares en la renta anual. Por tanto, la regularización del año fiscal 2023 se llevará a cabo en 2024, y así sucesivamente.
Una vez finaliza la campaña de la renta (normalmente en junio), la Agencia Tributaria comparte los datos con la Seguridad Social, que los usa para comparar los rendimientos netos con las bases de cotización elegidas mes a mes. Si detecta que el tramo de cotización no se ajusta a los ingresos reales, inicia el proceso de regularización.
Este procedimiento suele desarrollarse entre el segundo semestre del año y finales del mismo, dependiendo de cuándo se reciban los datos y cómo se gestionen internamente.
El proceso paso a paso
Veamos cómo se ejecuta la regularización de forma más detallada:
- Intercambio de información
La Seguridad Social cruza los datos de rendimiento neto facilitados por Hacienda con las bases de cotización que tú elegiste durante el año. - Cálculo del ajuste
Se determina si has pagado menos, más o justo lo correspondiente según el tramo de ingresos al que pertenecías. - Resolución y notificación
El resultado del proceso se comunica a través de la plataforma electrónica NOTESS. Recuerda que es obligatorio tener activadas las notificaciones telemáticas para recibir avisos oficiales. - Pago o devolución
- Si debes dinero, se te concede un plazo para abonar la diferencia.
- Si has cotizado de más, recibirás un ingreso con la cantidad correspondiente, habitualmente antes del 31 de mayo del año siguiente al cierre del ejercicio.
Los tres escenarios posibles
La regularización puede derivar en tres situaciones distintas:
1. Cotización adecuada
Si seleccionaste correctamente tu tramo de ingresos y lo mantuviste durante todo el año, la regularización confirmará que todo está en orden y no habrá ajustes.
2. Cotización inferior
Si tus rendimientos netos fueron superiores al tramo por el que cotizaste, deberás abonar la diferencia acumulada. Por ejemplo, si pagaste una cuota de 280 € al mes pero te correspondía pagar 310 €, deberás abonar 30 € x 12 meses = 360 €.
3. Cotización superior
En caso de haber cotizado por un tramo más alto del que te correspondía (quizá por precaución o porque tus ingresos bajaron a mitad de año), la Seguridad Social te reembolsará la diferencia. Es decir, te devolverán el dinero cotizado en exceso.
Cambios anuales en los tramos: ¡ojo con las actualizaciones!
Cada año, las tablas de cotización se actualizan. Estas tablas determinan las bases mínimas y máximas de cotización según el tramo de ingresos. Por tanto, lo que te correspondía en 2023 no tiene por qué ser igual en 2024.
Es crucial que revises estas tablas al comenzar cada ejercicio fiscal y adaptes tu base de cotización para evitar sobresaltos en la regularización del año siguiente.
¿Y si mis ingresos varían durante el año?
El sistema de ingresos reales contempla la posibilidad de modificar el tramo de cotización hasta seis veces al año. Esto ofrece flexibilidad para quienes tienen una actividad estacional o ingresos muy irregulares.
Por ejemplo, si sabes que tendrás una temporada alta en verano, puedes subir tu base de cotización durante esos meses y reducirla en invierno. De este modo, te adaptarás a tu situación real y evitarás ajustes innecesarios en la regularización.
Recomendaciones prácticas para autónomos
Aunque el nuevo modelo puede parecer complejo, hay formas sencillas de adaptarse a él sin sufrir sobresaltos ni sustos a final de año. Aquí tienes algunos consejos útiles:
📌 Elige bien tu tramo desde el principio
Haz una estimación razonable de tus ingresos anuales. No se trata de acertar al céntimo, pero cuanto más te acerques a tu realidad, menor será la regularización posterior.
📌 Revisa tus ingresos cada trimestre
Esto te permitirá detectar desviaciones a tiempo y ajustar tu base de cotización si es necesario.
📌 Consulta a un asesor
Un buen asesor fiscal puede ayudarte a interpretar tus datos contables y tomar decisiones estratégicas sobre tu cotización. Es una inversión que puede ahorrarte mucho dinero y preocupaciones.
📌 Usa herramientas digitales
Existen programas de facturación y contabilidad pensados para autónomos que te facilitan el control de tus ingresos, gastos y previsiones de cotización.
📌 No ignores las notificaciones de NOTESS
Este sistema es la vía oficial de comunicación de la Seguridad Social. Revísalo con frecuencia o configura alertas para estar siempre informado.
¿Qué pasa si no estoy de acuerdo con la regularización?
Si tras recibir la notificación de la Seguridad Social consideras que ha habido un error, puedes presentar alegaciones o recurrir la resolución. Para ello, debes hacerlo dentro de los plazos establecidos (habitualmente 30 días naturales desde la notificación).
Te recomendamos acudir a un asesor o gestor especializado en fiscalidad para que te ayude a preparar la documentación necesaria.